La #pandemia de #COVID-19 ha reducido las reuniones
cara a cara, el contacto físico, las comidas compartidas y las largas
reuniones. Las reuniones presenciales ofrecen a través del contacto
visual, el lenguaje corporal y el tono de voz, claves no verbales y verbales
que facilitan la comprensión y facilitan la relaciones. Pero en las
circunstancias actuales, la #comunicación en persona ya no es una opción.
Sin embargo, eso no significa que las relaciones no
puedan continuar. Gracias a los múltiples sistemas de comunicación que
desde hace tiempo tenemos disponibles, desde las “tradicionales” llamadas
telefónicas hasta videoconferencias, pasando por correos electrónicos y
mensajes de texto, podemos seguir manteniendo nuestras relaciones personales y
profesionales, solo que conviene no olvidar el nuevo escenario en que nos
movemos, si no queremos tener problemas, ahora éstos sistemas de comunicación a
distancia, cobran un mayor protagonismo porque será el único medio para
relacionarnos.
Tenemos que
luchar por mantener a flote nuestra actividad, en medio de las dificultades
económicas. La mayoría de los asuntos se pueden tratar a distancia.
Teniendo en cuenta que esta situación no sabemos por
cuánto tiempo durará, pero si sabemos que es temporal, es probable que sea
conveniente retrasar, al menos en un primer momento, las conversaciones que
puedan ser más complejas. Pero hay que continuar y, si podemos, tenemos
que luchar por mantener a flote nuestra actividad, en medio de las dificultades
económicas. La mayoría de los asuntos se pueden tratar a distancia.
Ante la gran variedad de medios que antes enunciamos,
¿Cuál elegir? Al principio de un contacto o negociación, para establecer
una buena relación, evaluar el interés de la otra parte sobre nuestras
propuestas o su disposición de llegar a un acuerdo, una videoconferencia nos
puede facilitar esta información, siempre y cuando al igual que en las
reuniones presenciales, tengamos en cuenta que las personas nos diferenciamos
en nuestros estilos de comunicación. Unos preferimos ir directamente al asunto,
sin preámbulos. Otros necesitamos mucho contexto. Unos preferimos que nos den
indicaciones concretas, otros que sean genéricas y nos dejen libertad para
actuar.
Tenemos que ser conscientes que la videoconferencia no
es igual de fluida que una conversación cara a cara. Es posible que perdamos
parte del lenguaje corporal vital cuando se está luchando con una imagen
pixelada o con problemas de conexión. En ocasiones los problemas vienen por la
forma en que nos comunicamos y muy especialmente cuando el tema de la
conversación despierta nuestras emociones o/y las de nuestros interlocutores.
En todos los casos, si no queremos que la conferencia termine en fracaso,
tendremos que recurrir a nuestra habilidad para expresar opiniones o
puntos de vistas que nos permita gestionar las diferencias y las dificultades
técnicas, de tal forma que resolvamos los problemas de una manera productiva y
enriquecedora.
Cada vez que te sientas irritado o confundido por un intercambio de información, levanta el teléfono para resolver las cosas, olvídate del correo electrónico y mensajes rápidos.
Una vez iniciado el proceso, los correos
electrónicos pueden ser las mejores herramientas para intercambiar propuestas
detalladas y documentos. ¿Tienes una idea rápida para compartir? Un
SMS o WhatsApp nos facilita la vida. ¡Pero ojo!, cada vez que te
sientas irritado o confundido por un intercambio de información, levanta el
teléfono para resolver las cosas, olvídate del correo electrónico y mensajes
rápidos.
Debido a que los correos electrónicos y los mensajes
de texto carecen de señales verbales y visuales, pueden malinterpretarse
fácilmente. Cuando nos llega un mensaje por correo electrónico o mensaje de
texto, recibimos sólo un conjunto de palabras y aunque los “emojis” pueden
ayudar, somos nosotros quienes le atribuimos las emociones. Un mismo correo
puede ser interpretado de dos formas opuestas dependiendo de quién es la
persona que lo lee. En función de nuestro estado de ánimo, prejuicios y
experiencias pasadas nosotros le ponemos la emoción al mensaje. Muchas veces
estas emociones no coinciden con la verdadera intención del emisor.
En este momento de incertidumbre y ansiedad, los
malentendidos y los conflictos pueden ser más probables, sin embargo, al mismo
tiempo, WhatsApp o correos electrónicos, nos ofrecen la oportunidad, si dejamos
un espacio de tiempo y reconducimos la presión del momento, a reflexionar sobre
nuestras respuestas, y evitar que los mensajes cruzados provoquen una escalada
del desacuerdo.
En mi experiencia como mediador ante una disputa
en plena escalada, en más de una ocasión hemos tenido que solicitar a las
personas inmersas en el conflicto, que renunciasen a utilizar la vía WhatsApp o
correo electrónico para comunicarse, como primera medida para acotar la espiral
de tensión, que impedía avanzar en la búsqueda de una solución.
Después de que el coronavirus siga su curso y se
levanten las restricciones de distanciamiento social, podremos reunirnos
nuevamente y darnos la mano una vez más. Habremos experimentado la
facilidad y el ahorro de costos de la comunicación en línea, pero aunque
sabemos por experiencia y por estudios como la investigación realizada
por Jennifer D. Parlamis y Daniel R Ames (2010) “Negotiations: A Comparison
of Emotions, Perceptions and Outcomes”, que nos confirman que con
las relaciones presenciales se alcanzan mejores resultados que haciéndolo en
línea, no será óbice para que los medios telemáticos pasen a formar parte
definitivamente de nuestro habitual medio de comunicación.
La formación en “soft skills” relacionadas con la
comunicación en general y en especial en medios telemáticos, que cada día van a
tener un papel más importante, nos va a facilitar convertir lo que podría ser
una barrera en la comunicación y una fuente de conflictos, en una oportunidad
para mejorar nuestras relaciones.
Sin embargo, no se puede sustituir la comunicación directa, por solo contactos virtuales
Recapitulemos pues. Comunicarse con otras
personas es una necesidad fundamental en la vida privada y en el trabajo, y la
Comunicación Digital ya es una realidad que ha venido para quedarse, que está
llamada a convertirse en el eje vertebral de las organizaciones para
la comunicación entre empleados, directivos, colaboradores (actuales y
futuros). Sin embargo, no se puede sustituir la comunicación directa, con
el lenguaje verbal y extraverbal que ello implica, por contactos virtuales, que
están plagados de malentendidos. Ambos tipos de comunicación pueden ser
complementarios, pero no sustituibles, aprovechemos lo mejor de cada uno,
porque conectarse digitalmente, no es, en modo alguno, equivalente
a conseguir comunicarse.
La comunicación online no es un asunto menor, ya que
puede determinar el éxito o fracaso de una relación, según se gestione y
utilice este medio de comunicación. Cuando comprobemos que, por unas razones u
otras, nuestra comunicación se está complicando, los mensajes suben de tono y
estamos llegando a punto de suspender la relación, que suele ser uno de los
efectos más habituales cuando estalla un conflicto, pensemos que quizás es el
momento de acudir a un mediador profesional, que vía OnlIne o/y presencialmente
(cuando podamos), nos ayuden a salir del bloqueo y faciliten la búsqueda de un
buen acuerdo.
Jorge Miralles Andress
Mediador Empresarial, socio fundador de Acordia
Mediación
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#negociación #miempresaAcuerda
